Unidad 3. Incorporación de nuevas Tecnologías de Información

En la actualidad, las TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) juegan en la empresa un rol amplio y se han convertido en uno de los pilares fundamentales de la ventaja competitiva de muchas compañías. Así, la tecnología apoya, sostiene y contribuye de forma decisiva al crecimiento del negocio. Dependiendo del contexto, una misma tecnología puede implantarse de formas muy distintas y servir a diferentes fines. Decidirse por una u otra tecnología ya no depende meramente de criterios de ahorro de costos, sino que es una cuestión fundamental para todo directivo por las implicaciones estratégicas que pueda tener. De manera similar, la gestión y el gobierno de las TIC son otros aspectos clave a los que se debe prestar atención.

3.1. Investigación sobre tecnologías a ser incorporadas en el desarrollo del proyecto

El sentido común nos dice que las empresas toman decisiones sobre la adopción de nuevas tecnologías de la información a través de un exhaustivo análisis de los costos asociados a la introducción en la organización de una determinada tecnología y de los beneficios que esperan obtener de su utilización. Si estos últimos superan a los primeros, se toma una decisión positiva. A pesar de lo atractivo que resulta este escenario sencillo e intuitivo, da la impresión de que sólo refleja una parte de la historia. En la vida real, las empresas carecen a menudo del conocimiento interno necesario para realizar un análisis correcto de costos y beneficios. Para obtener la información que necesitan, se ven obligadas a confiar en fuentes externas, como proveedores, analistas del sector y experiencias previas. Es más, las decisiones de las empresas no se ven afectadas tan sólo por el cálculo de costos y beneficios, sino que también entran en juego consideraciones no económicas más generales.

3.2. Costo-Beneficio

Incorporar nueva tecnología para propósitos puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnología en comparación con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnología también puede acarrear beneficios no monetarios, como mejoras en la prestación del servicio. Es conveniente realizar una evaluación en términos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de la nueva tecnología antes de comprometerse con su introducción.

La tecnología puede parecer costosa en la etapa de implantación, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica de bajo costo para remplazar a una aplicación costosa y de baja tecnología. Las autoridades necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de nueva tecnología. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y la contratación de consultores para instalar el nuevo sistema, sino también los costos de administración y mantenimiento permanentes.

Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnología que puede reutilizarse para más de un propósito es preferible en términos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo.

Muchas soluciones tecnológicas pueden representar costos significativamente mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazarían. No siempre es recomendable incorporar nueva tecnología cuando mejoras relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. Un organismo no tiene que adoptar una solución de alto costo y tecnología si una alternativa de menor costo es más apropiada en circunstancias específicas.

Antes de efectuar una compra, es conveniente que se asegure que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantación y para los costos permanentes de mantenimiento.

Un análisis de costo beneficio a propósito de la introducción de nueva tecnología puede considerar los siguientes elementos:

• Aclarar el propósito de la adquisición
• Manifestar por qué es deseable
• Describir el proceso que será reemplazado
• Señalar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el proceso actual
• Describir como funcionaría la nueva aplicación tecnológica
• Señalar cuales son los beneficios que reportará
• Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopción
• Estimar todos los costos implicados en la adquisición de nueva tecnología, incluyendo equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y mantenimiento
• Calcular los costos que representaría una falla de la nueva tecnología
• Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual
• Identificar las economías que podría generar la nueva tecnología
• Detallar un cronograma para su implantación
• Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida
• Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la aprobación de los interesados o la promulgación de reformas legislativas

3.3. Análisis de la factibilidad

En general los análisis de factibilidad más profundos, o los estudios de factibilidad, se completan durante la fase de diseño de sistemas, en general durante la consideración de la evaluación de las diferentes alternativas de solución propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad técnica, económica y operacional de cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado dados los factores políticos y otros del contexto institucional.

Factibilidad operacional

Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberían considerarse tres aspectos de la factibilidad operacional por lo menos.

Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema.

Segundo, un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema.

Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios demasiado rápido para permitir al personal adaptarse a él y aceptarlo. Un cambio repentino que se ha anunciado, explicado y “vendido” a los usuarios con anterioridad puede crear resistencia. Sin importar qué tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto económico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptarán el sistema o que uso resultará en muchos errores o en una baja en la moral, el sistema no debe implantarse.

Factibilidad Técnica

El análisis de factibilidad técnica evalúa si el equipo y software están disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa del diseño que se esté considerando. Los estudios también consideran las interfases entre los sistemas actuales y nuevos. Por ejemplo, los componentes que tienen diferentes especificaciones de circuito no pueden interconectarse, y los programas de software no pueden pasar datos a otros programas si tienen diferentes formatos en los datos o sistemas de codificación; tales componentes y programas no son compatibles técnicamente. Sin embargo, puede hacerse una interfase entre los sistemas no compatibles.

Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Sin embargo, una falta de experiencia técnica dentro de la organización puede llevar al rechazo de una alternativa particular.

Factibilidad Económica

Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con análisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparación de ellos. Primero se comparan los costos esperados de cada alternativa con los beneficios esperados para asegurarse que los beneficios excedan a los costos. Después la proporción costo/beneficio de cada alternativa se compara con las proporcionan costo/beneficio de las otras alternativas para identificar la alternativa que sea más atractiva e su aspecto económico. Una tercera comparación, por lo general implícita, se relaciona con las formas en que la organización podría gastar su dinero de modo que no fuera en un proyecto de sistemas.

Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fácilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminución en costos de operación y aumentos en las utilidades directas.

Un problema importante con el análisis de costos/beneficio es la atención inadecuada de costos y beneficios intangibles. Éstos son aspectos de las alternativas de los nuevos sistemas que sí afectan los costos y utilidades y deberían evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse fácilmente.

Factibilidad en Fechas

Es una medida del éxito que indica si un proyecto es razonable en el cumplimiento de su calendario

Otros Criterios:

• Cobertura funcional.
• Estado de la tecnología utilizada Vs Estado actual.
• Aspectos económicos.
• Empresa proveedora del software.
• Empresa Implementadora del software.
• Recursos humanos propios.
• Limitaciones de su organización.

La factibilidad como un estudio de alternativas

A través de un estudio de factibilidad de diferentes alternativas podemos llegar a una decisión, nos podemos valer del uso de matrices que nos muestren cual de las alternativa tiene una mayor factibilidad